業務システムの動画マニュアル作成

文書形式でマニュアルを配布しているが利用率が低く、システム導入に伴うマニュアルの刷新や既存マニュアルの運用で様々な課題を抱えていた。

• 文書形式の操作マニュアル（Microsoft Word文書）を配布しているが、有効活用されていない。
• Microsoft 365上に新たな業務システムを導入することが決定しており、操作マニュアルを刷新したい。
• 文書形式のマニュアルに加えてわかりやすい動画形式のマニュアルを作成したいが、作成方法やツールの知見がない。
• 作成した操作マニュアルはファイルサーバーに格納しているが、統合検索機能やマニュアルが更新された時に通知する機能がないため利便性が低い。
• 古いマニュアルを参照した利用者から「システムとマニュアルの差異」に関する問い合わせが多く発生している。

【現状整理】
テンダのコンサルティングチームにより以下の現状分析を実施し、課題抽出を行った。
・現状のシステム操作マニュアルの洗い出し
・業務システムの利用率、月間の問合わせ件数の確認
・新規に導入するMicrosoft 365の業務システムの概要、操作上の教育ポイントの調査
・新しいシステムに必要となる操作マニュアル（文書、動画）の洗い出し

【施策検討】
・操作マニュアル（Microsoft Word形式）と動画マニュアル（HTML5形式）の作成
・動画マニュアルはMicrosoft SharePointにアップロードして管理を行う
・動画マニュアルのオペレーションレクチャー機能、オペレーションエクササイズ機能を活用したセルフラーニングの検討
・テンダのコンサルタントのMicrosoft 365スキルの活用

【施策実施】
・Dojoを利用した新システムの操作マニュアル（文書形式/動画形式）を作成
・DojoのMicrosoft SharePoint出力機能を利用し、即時にアップロード可能な動画コンテンツを自動作成
・動画マニュアルの各種機能（オートデモンストレイション、オペレーションレクチャー、プリテスト、オペレーションエクササイズ）を活用したセルフスタディの活性化
　※機能説明
　　オートデモンストレイション：動画のように自動で再生画面が進む
　　オペレーションレクチャー：実際にシステムを操作しているような疑似体験ができる
　　プリテスト：より実践に近い形で操作を行い、一定回数の間違いがあると自動で検知
　　オペレーションエクササイス：操作の習熟度合いを確認できるテスト形式のコンテンツ

・DojoのMicrosoft Sharepoint出力機能により、低コストで動画マニュアルの閲覧環境を実現することができた。
・社内ルール上、必要となる文書マニュアルに加えて、教育支援のための動画マニュアル作成をプロジェクトの計画から約1.5か月という短期間でリリースすることに成功した。
・マニュアルの更新時にMicrosoft 365上に動画マニュアルをアップロードすることで、常に最新のマニュアが閲覧できるようになった。
・システムの利用率が約30%向上した。
・動画マニュアルのオペレーションレクチャー機能、オペレーションエクササイズ機能などの活用により、システム操作の学習が行いやすくなった。結果として、問合せの件数を約20％削減することにつながった。

この記事の詳細について マニュアルトータルソリューションについての詳しい内容は『MSTech Office365／SharePoint業務改革ソリューション』に掲載しています。 MSTechを見る