パブリッククラウドの新規導入に向けたマニュアル整備・管理

業務改善のためシステム移行を行いたいと考えていたが、マニュアルの作成や運用・管理の面で様々な課題を抱えていた。

• 現状のオンプレミス運用は、サーバー調達・構築・運用・保守を自社で準備する必要があり、業務拡大に応じてスケーリングしにくい。また、高コスト化が進み、経営層よりコストダウンを求められている。
• パブリッククラウドの導入を進めたいが、現状のシステム操作と大きく異なるため、新しいシステムの操作マニュアルを大量に作成する必要がある。
• 作成したマニュアルは社内のコンプライアンスルールに従い、安心・安全な保管、管理をする必要がある。

【現状整理】
テンダのコンサルティングチームにより以下の現状分析を実施し、課題抽出を行った。
・現状のサーバー運用作業、コスト項目の洗い出し、社内コンプライアンスルールの確認
・オンプレミス環境で利用されているシステム操作マニュアルの洗い出しと内容確認
・パブリッククラウド導入後の運用に必要となる新たな操作マニュアルの洗い出し

【施策検討】
・Dojoを利用し、パブリッククラウドの操作マニュアルを自動的に作成する
・作成したマニュアルの管理をMicrosoft 365で行う

【施策実施】
・操作時にDojoを利用したマニュアル作成
・テンダのコンサルタントのMicrosoft 365に関するスキルを活用。Microsoft SharePointのサイト設計、権限設計などを行う。
・作成マニュアルのカテゴリ分けを行い、カテゴリごとのフォルダに格納する。

・マニュアル作成にDojoを利用したことで、プロジェクトの計画から約1か月という短期間でパブリッククラウドを導入するために必要な約50個のシステム操作マニュアルをリリースすることに成功した。
・マニュアルは操作時のキャプチャが含まれた高品質なものとなった。
・作成後のマニュアルはMicrosoft SharePointで管理することにより、統合検索機能が利用できるようになった。また、社内のコンプライアンスルールに則った、安心・安全な保管と管理の実現につながった。
・パブリッククラウドの導入による運用コストの削減見通しを得ることができた。

この記事の詳細について マニュアルトータルソリューションについての詳しい内容は『MSTech Office365／SharePoint業務改革ソリューション』に掲載しています。 MSTechを見る