業務システムの関連ドキュメントが別システムでの管理となっていて業務効率が悪い

社内業務においては外部パッケージの業務システムを導入し、日々の作業を行っている。
業務に関連するドキュメント類はパッケージの業務システムとは別のオンラインストレージでの管理となっているため、業務システムとオンラインストレージを行き来しながらの作業となり、効率が非常に悪い状況となっている。

まず、1つのシステムですべての情報を管理し、システムの行き来をなくす、といった提案を行った。
シンプルで効果的な方法だが、ヒアリングを進めていくうちに問題が浮き彫りになってきた。

長年オンラインストレージを利用したドキュメント管理であったため、担当者はオンラインストレージを利用することに慣れており、管理方法の変更に戸惑う声があった。
また、作業手順に変更が入ることにも消極的な様子が見受けられた。

このことから管理方法などを大きく変更することは返って業務効率を下げるリスクがあると判断し、現在使用しているシステムを変更することなく、手間となっている部分を解消できる対策の検討を行った。

オンラインストレージサービス提供のAPIを使用して業務システムとの連携を行い、一つのシステムであるかのような動作が可能となった。
業務システムから直接関連ドキュメントを呼び出すことが出来るようになり、課題であった複数システム間を行き来する手間をなくすことに成功した。

また、APIを利用したシステム連携には以下のようなメリットもあった。

• 導入時の弊害が少ない
• 作業の変更点がほとんどない
• 担当者への負担がない

結果として、利用システムを変更することなく、作業効率を向上させること成功した。