Excelファイルで管理している業務をシステム化したい

業務の進捗管理などをExcelファイルを使用して行っているが、様々な課題が発生している

• １つのExcelファイルを複数の担当者で利用しているため、他の担当者が記載している箇所に上書きをしてしまうなど、データの破損や出戻りが発生してしまう
• １シートにすべての情報を掲載しているため可読性が悪く、修正箇所の見落としの原因となっている
• すべての情報が全担当者に閲覧可能となっている
• マスタ情報とデータの紐づけがされていない
• 進捗管理表とコミュニケーションツールが別々になっているため、業務の効率が上がらない

ノーコード／ローコードツールの利用を提案。

それぞれの課題を解決するために、最適なツールの選定を行うことから開始した。
最初のシステムの構築はツールの技術習得をしたチーム（テンダラボ）で行い、システムの納品とあわせてナレッジの提供を行う。

• データはデータベース上での管理となるため、データ破損のリスクがなくなる
• 操作画面での入力となるため、編集箇所を探すといった手作業が軽減される
• 必要な情報に絞って表示させることが出来るため可読性が向上する
• 担当者ごとに権限を指定することが可能であり、必要な情報のみを表示することが可能
• マスタ情報と詳細情報をそれぞれデータベースに管理することが可能
• 各詳細情報に対して、関連ファイルの添付などが可能
• 各データに紐づくチャットウィンドウ上で担当者間のやり取りを行うことができるため、コミュニケーションロスが低減し業務効率化が期待できる

ノーコード／ローコードの技術習得をしたチームがシステム構築を行うことで短期間での導入に成功した。
データベースでの管理となったことで、他の担当者が記載したデータを上書きしてしまうといった事象は改善され、一番の課題であった可読性も向上することとなった。
また、リマインダー通知やアラーム機能などを導入することで、作業忘れやミスの防止が可能となった。
構築に際してのナレッジ提供があったことで、内製化も促進することができた。