自社で運営しているサイトの仕様がよくわからない

コーポレートサイトのほか、学生や主婦などターゲット別に情報配信を行う複数のWebサイトを運営しているが、各サイトごとに環境や構築方法が違う。自社内にサイトの仕様を把握している担当者がいない。

サイトの保守・運用は外部に委託しているが、委託先との業務契約が大まかな内容となっており、契約内での対応可能範囲の線引きがあいまいとなってしまっている。
現状は委託先からの情報共有がほとんどされない状態が続いており、どのような対応を講じているのかが不明であることに加え、些細な修正依頼も都度見積りとなるなど委託先への不信感が募っている。

業務委託先を変更したいと考えているが、自社の担当者のみでは新しい委託先へ引継ぎを行うことには不安があり非常に困っている。

ヒアリングの結果、以下の不安要素が判明した。

• 自社でどのような情報を把握しているべきなのかがわからない
• 必要な情報を得るために業務委託先にどのように伝えたらいいかがわからない
• 情報を共有してもらったとしてもサイトの仕様を調査できる技術を持つ人員がいない
• 新しい業務委託先が決まるまでの各サイトの保守・運用が不安

状況に応じたサポートを行うことが可能なテンダラボで課題の解決を目指すことにした。
現委託先には情報共有をした後の「業務委託の解約」といったセンシティブな事案も隠れていることから、委託先との連絡窓口は現状のままとし、ラボメンバーはサポートに徹する体制とすることにした。
ラボメンバーは、並行して共有された情報の整理、サイトの仕様確認、運用のための作業手順のまとめ、新たな委託先決定までの保守・運用のサポートを行う。

テンダラボ：状況に応じて必要な人材を必要な期間だけ契約するラボ型開発サービス

現委託先から共有された情報はテキストのみで非常にわかりづらいものであったが、各環境・サイトごとに整理を行い、統一したフォーマットの資料とした。
各サイトの運用の手順も資料化したため、自社のメンバーも軽微な修正を行えるようになった。

また、テンダラボで情報の整理をしている間に、新たな業務委託先の検討・選定を行う時間を作ることができた。
各情報が資料化されたことで引継ぎ期間を短縮することにも成功し、3ヶ月という短い期間の中で最終目標であった業務委託先を変更することができた。