受注・購買情報をシステム上で一元管理したい

企業向けに機材の販売を行っており受発注データは店舗ごとにExcelで管理している。

店舗拡大等に伴い、データが複雑化している。

部門間で連携した際にどれが最新世代なのかわからなくなったり、他の担当者が作成したデータを上書きしてしまうといった問題がでてきているため、改善につなげたい。

フォーマットも店舗ごとに微妙に差異があるため統一し、受注・購買情報を一元管理するウェブシステムとしての再構築を考えている。

経理作業にも支障をきたしているため、できるだけ早く管理システムを構築したい状況であった。

また、システム化に伴い下記の課題も解決したい。

• 管理番号に統一性を持たせたい。
• 店舗の従業員が入力をするケースもあるため、入力イメージは大きく変更したくない。
• 他システムの入金情報などをシステム的に取り込めるようにして手入力を減らしたい。

Webアプリ作成が行える外部サービスを利用し、Excelファイルのイメージそのままなアプリを構築することを提案した。

既存サービスの制限の中での構築とはなるが、下記のニーズを満たせるため提案に至った。

• 外部サービスを利用することで短期構築期間を実現。
• Excelに近いUIを維持できる。
• 入力情報のデータベースでの一元管理可能となる。

外部のWebアプリ作成サービスを活用することで、インフラ構築などが不要になったため、本来二か月かかるアプリの作成期間を半分の一か月に短縮することができた。

アプリの内容については、既存のExcelファイルからWebアプリを作成したことで、入力画面イメージの維持に成功した。

内部的にはデータベースでの情報管理となり、共通情報をマスタ化したので下記の改善につながった。

• 常に最新の情報の閲覧、編集が可能
• 管理番号をシステム側で自動採番
• 入力値やフォーマットのばらつきが解消

他システムとの連携はCSVファイルのインポート機能で解決。

データの一括取り込みが可能となり、手入力の工数が削減された。