ヤマハ株式会社様：Microsoft 365利活用事例
ヤマハ株式会社様では、”挑戦”を称える社内イベント「Yamaha Awards」を毎年開催しています。毎年100件以上の応募がありますが、Yamaha Awardsサイトにこの情報を全件掲載する工数を割くことができずにいました。不可能と思われた構想をテンダのMicrosoft 365利活用技術で実現することに成功しました。
”挑戦”を称える社内イベントYamaha Awards
プロジェクト情報の全件掲載を現実のものとするまでの道のりがどのようなものであったのか。Yamaha Awards担当の、ヤマハ株式会社 ブランド戦略本部 コーポレート・コミュニケーション部の清洲さんにお話を伺いました。
清洲さん
ヤマハ株式会社様
日本が誇る世界最大の総合楽器・音響メーカー
1887年、創業者がリードオルガンの修理をきっかけとして、オルガン製作に成功したことに始まり、以来130年以上にわたって、楽器、音響機器をはじめとしたさまざまな製品・サービスを提供し続けており、現在も「音」を追求し続けています。
課題・依頼経緯
困難だったプロジェクト情報の全件掲載
ヤマハグループには、「企業理念」、「顧客体験」、「ヤマハクオリティー（品質指針）」、「ヤマハウェイ（行動指針）」で構成されるヤマハフィロソフィーがあります。このフィロソフィーを体現する活動をグローバルに共有するとともに、高みを目指して挑戦する風土を醸成する目的で、Yamaha Awardsという表彰制度があります。
各部門での審査を経て、最終審査に進んだ約15プロジェクトの代表者が、毎年10月12日の設立記念日「Yamaha Day」にプレゼンを行い、その年のグランプリと各賞が決定します。
イベントサイトに詳細が掲載されるのはファイナリストのみ
グループ内の応募者から提出されたプロジェクトは、イベントサイトに紹介ページを作成して社内への広報を行っていました。しかし、毎年100件以上の応募があり、応募者全員のプロジェクト情報の掲載は工数やスケジュール面で難しいものでした。
プロジェクトのタイトルのみ全件掲載し、プロジェクトの詳細情報はファイナリストの15件に絞っての掲載としていましたが、イベント運営事務局のリソースやノウハウがないために、挑戦したことを広く知らせることができないというのは大きな課題でした。
[課題]
・全プロジェクト掲載のための工数、スケジュール調整が困難
・応募者に顔写真の手配など関連業務で負担をかけていた
グループポータル再構築のパートナーだったテンダに相談
テンダは2020年のヤマハのグループポータル再構築時のコンペで選ばれ、そこから関与していました。課題に対して、技術・コスト面で実現可能な内容を提案するテンダを信頼し、この件についてもに相談してみようということになったのです。
相談から3日後にはテンダからページ作成自動化に関するスキーム提案が出ました。 全件掲載の自動化は可能と明言したテンダの提案により、不可能とあきらめかけていた全件掲載の目途が立ちました。
プロジェクトの遂行
MicrosoftのPower Automateを使用し、ページ作成の自動化を実現する
2022年度のイベント「Yamaha Awards 2022」のサイトオープンに向け、2022年1月からプロジェクト紹介ページを自動作成するための開発がスタートしました。
2022年度からページ作成自動化を実現
応募者から提出された資料が集まった段階で、アプリケーションを実行するとページが生成されるという体制が確立しました。
しかし、Yamaha Awards 2022サイトに実装された自動化システムでは、応募側の担当者がチームメンバーの写真を別途アップロードする必要がある他、プロジェクト紹介ページの素材を提出されたPowerPoint資料から抜粋・転記する必要がありました。
2023年度のイベントサイトで残課題を解決
2023年度のイベント「Yamaha Awards 2023」のサイトには、Microsoft 365アカウント上の社員情報から自動で写真データを取得し、ページに展開する機能が実装されました。これによりプロジェクト紹介ページに掲載する素材を応募側が準備するという手間が削減されることになりました。
また、Power Point資料から必要情報を自動抽出する仕組みも実装され、手動で転記を行う工数も不要となりました。
2022～2023年度の取り組みにより、プロジェクト紹介ページの全件掲載が実現され、ページ作成業務の大半が自動化されたことになります。
プロジェクトの成果
プロジェクトの全件掲載を実現、サイト認知度も大きく向上
手動でページを作成していた時代は、ファイナリスト15チームのプロジェクト紹介ページの完成までに5日間を要していました。ページ作成自動化により、現在は100件を超えるプロジェクト紹介ページの全件掲載が可能となりました。
全件掲載の結果、Yamaha Awardsサイトへのアクセスは大きく伸び、「挑戦」への関心が社内全体で高まっていることがわかります。
また、ページ作成自動化により、ページ作成に費やしていた時間を創造的な業務に割けるようになりました。
Yamaha Awards Historyサイト構築が進行中
2008年から始まったYamaha Awardsの長い歴史を振り返るヒストリーサイト「Yamaha Awards History」構築の計画もあり、テンダとともに現在進行中です。オープン目標は、今年の「Yamaha Day」、2023年10月12日です。
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