Meiji Seika ファルマ様：Notesメール移行ツール導入事例

情報システム部で完全自力対応するのは困難と判断したMeiji Seika ファルマ様でしたが、テンダのNotesメール移行ツールを採用し、約3カ月という期間での自力移行を成し遂げました。

移行プロジェクトを担当された、Meiji Seika ファルマ株式会社 情報システム部の森田さんにお話を伺いました。

2021年10月、Meiji Seika ファルマとＫＭバイオロジクス株式会社の動物薬事業を統合、これを継承する会社として明治アニマルヘルス株式会社を2022年4月に設立するというプレスリリースが発表されました。

これにより、動物薬事業部門に在籍していた社員が新会社へ移ることになりました。新会社ではメール環境としてMicrosoft Outlookが使用されることとなりましたが、Meiji Seika ファルマでは長年にわたってコラボレーション基盤にNotesを活用、メールもNotesメールを利用しており、社員の移籍に伴ってNotesからMicrosoft Outlookへのメール移行が必要になりました。

情報システム部での完全自力対応の難しさ

当初、メールの移行作業はユーザー側の作業を最小にする計画でした。メールアーカイブシステムからメールをPSTファイルに変換するところまでを情報システム部で行い、Outlookに取り込む作業のみユーザーが実施するフローを考えました。

しかし、情報システム部はすでに本業で多忙な状態で、移行にどれほどの工数がかかるか、それを見積もる調査を行うことすら困難でした。

そこで、情報システム部ではメール移行を手助けしてくれるツールやサービスがないか探すことにしました。

[課題]
・サーバー側でのメール一括変換は実現可否の検討が困難
・ユーザー側で使うNotesメール移行ツールは要件を満たすものが見つからない

Notesメール移行ツールを比較検討

いくつかの「メール移行ツール」を試用したものの、手順が分かりにくい、移行テスト対象の100通のメール移行が正しく行えない、など不安がありました。

その中で、迷うことなく操作することができ、約10,000～20,000通のメールを正しく移行できたのがテンダの「Notesメール移行ツール」でした。正確性、操作性に問題がないと判断し、採用することに決めました。

また、移行ツールを自社で保有することで、今後グループ内で同様の移行案件が生じても対応できるようになる、という期待もありました。

情報システム部では対象ユーザーに向けて、スクリーンショットを使うなど、ユーザー目線で記述したマニュアルを作成しました。

2022年4月、新会社に移ったユーザーに新しいPC、移行ツールとあわせてこのマニュアルが配布されました。

マニュアルの解釈に関する質問がいくつかありましたが、ツールの不具合やエラーに関する問い合わせはなく、すべてのユーザーが2週間以内に移行作業を完了しました。

移行作業全体で半日、変換時間に5～8時間かかるものの、いったん変換が始まってしまえばネットワークが切断されても変換が中断されることがないため、移行作業中に他の作業を行うことが可能であったことも移行作業の助けとなりました。

対象ユーザーは、過去のメールを失うことなく、不便を感じたり、生産性を落とすことなく、今までどおり業務を続けることができています。

この記事の詳細について プロジェクトに関わられたメンバーの声などより詳しい内容は『MSTech Office365／SharePoint業務改革ソリューション』に掲載しています。 MSTechを見る